Polderen binnen het ICT ecosysteem

  • Time:donderdag, 11 mei 2017 09:00

Binnen de Nederlandse cultuur is het normaal om veelvuldig met elkaar te overleggen omwille van het draagvlak. Ook binnen een ecosysteem is dat belangrijk. Wat ik zie is dat er door gebrek aan interne afstemming de externe communicatie niet eenduidig is.

Het is belangrijk om in een outsourced omgeving als klant met één stem naar buiten te treden. Doe je dat niet, dan zal je door de leverancier uitgespeeld worden. Ik wil hieronder verder in gaan op het organiseren van de overleggen intern én tussen de partners binnen het ecosysteem.

Leveranciersdossier.

Binnen iedere zakelijke relatie is het goed om je positie te weten. Het blijft de verantwoordelijkheid van de klant (vendor management) om het leveranciersdossier te vullen, bij te houden en te delen binnen het ecosysteem. Waar bestaat het leveranciersdossier nu eigenlijk uit?

Primair bestaat het dossier uit de volgende onderdelen:

Als eerste begin je met het opstellen van een lijst met wederzijdse verplichtingen welke er zijn aangegaan (financieel, services, projecten, security, innovatie, etc). Dit is je fundament voor het feitenrelaas, immers primair gaat het om het nakomen van de wederzijdse verplichtingen. Als tweede document voeg je de overlegstructuur met de agenda's toe. Wie praat met wie, waarover en wanneer. Dit structuur zal ervoor zorgen dat het dossier daadwerkelijke gevuld gaat worden. Als derde onderdeel de verslaglegging van de geformaliseerde overleggen. Hierin maak je expliciet of de verplichting nagekomen is of niet. Zo niet, dan moet de correctieve actie in de notulen vastgelegd zijn. Als vierde onderdeel de actielijsten welke de agenda voor het volgende overleg zullen voeden. Als laatste onderdeel de rapportages welke het bewijs leveren voor de nagekomen dan wel verzuimde verplichtingen.

Overlegstructuur.

Het dossier wordt gevuld naar gelang de overleggen plaatsvinden. Deze overleggen worden tegenwoordig meegenomen in het contract als onderdeel van de Governance paragraaf. De overleggen kunnen worden opgedeeld in drie niveaus welke je normaliter in een zakelijke relatie terugvindt. Het strategisch, tactisch en operationele niveau met voor ieder niveau het doel vanuit de klant en het doel vanuit de leverancier. Hieronder zie je een afbeelding die het duidelijk weergeeft.

model

Het model faciliteert ook een cascade van informatie waarbij de lager niveaus de hogere voeden. Rapportages van de lagere niveaus moeten worden vertaald in dashboards op de hogere niveaus. Op deze manier krijg je een sluitend geheel en blijf je als klant ‘in control’. Hieronder zie je de onderwerpen die je op de verschillende niveaus kunt bespreken. Ieder onderwerp heeft zijn eigen agenda en soms een eigen overleg. Omwille van de pragmatiek kun je agenda’s combineren maar bij de grotere contracten adviseer ik om de agenda’s zuiver te houden.

model2

Door dit toe te passen zul je zien dat het leveranciersdossier, beheerd door de Vendor Manager, langzaam gevuld gaat worden.

Interne afstemming.

Het is nu van belang om dit dossier intern te bespreken en te delen met elkaar. Het is goed om naast de externe overlegstructuur ook een interne overleg structuur te hebben. Het komt regelmatig voor dat de Service Manager niet op de hoogte is van de issues bij projecten of security. Ziehier de noodzaak om intern af te stemmen. Het is de taak van de Vendor Manager om de prestaties van het contract (leverancier) intern af te stemmen. Breng de afnemers van het contract iedere maand bij elkaar en bespreek de ervaringen. Laat de service manager, project manager, security manager, financieel manager, innovatie manager en contract manager hun ervaringen met elkaar delen. Bepaal daarnaast als groep wat de uniforme boodschap zal zijn in ieder overleg. Het is zeer krachtig dat je als klant op alle niveaus en competenties laat zien dat je op hoogte bent van de positieve en negatieve prestaties van het contract. Als klant bepaal je de kernboodschap welke uitgesproken wordt in ieder overleg (naast de eigen agenda natuurlijk). Dit brengt je als klant in een enorme sterke positie doordat al je collega met één stem naar buiten treden. Er is geen onduidelijkheid meer bij de leverancier.

Verslaglegging.

Notuleren is een belangrijk aspect binnen het leveranciersdossier. Het is belangrijk om hier even bij stil te staan. In een contractuele relatie dien je ook het overleg op de juiste manier vast te leggen. Laat de juridische afdeling een workshop houden aan de notulisten van de overleggen en hun begeleiden in de verslaglegging. Ik ben er dus grote voorstander van dat de klant ook notuleert. Hoe je zaken opschrijft, welke woorden je gebruikt, kan een groot verschil maken in de opvolging.

Bronbestand.

Om ervoor te zorgen dat alle partijen dezelfde informatie gebruiken kun je het leveranciersdossier delen (exclusief je leveranciersstrategie) met de leverancier. Zet je leveranciersdossier op een omgeving waar de leverancier ook bij kan. Zo creëer je 1 bron van de waarheid, van de feiten, door beide partijen erkend en herkend. Daarnaast zijn partners toch transparant naar elkaar? Door het gebruik van één bronbestand voorkom je de discussies over versies en interpretaties. In het dossier zitten die rapportages welke door beide partijen geaccepteerd zijn. De waardering over die rapportages vind je terug in de notulen. Zo leg je een sterk fundament voor je relatie.

Slot.

Het is goed om veelvuldig met de partners binnen het ecosysteem overleg te hebben. Je hebt de verplichting als klant om het dossier te vullen met feiten. Deze feiten komen uit de geformaliseerde overleggen die je hebt met je partners. Belangrijk hierin is de interne afstemming. Dit is een ‘must do’ voor Vendor Management om ervoor te zorgen dat iedereen intern met de neuzen in dezelfde richting staat. Dit versterkt je positie enorm in de besturing van het partners binnen het ecosysteem.

De vraag is nu hoe je naast de prestatie van het contract ook de prestatie van het ecosysteem gaat meten. Hierover meer in een volgende artikel.

 

Met vriendelijke groet,

Arno Gerrits
Governance Masters

Mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Web: www.governancemasters.nl